AVISO DE  PRACTICAS DE PRIVACIDAD

SU INFORMACION.
SUS DERECHOS.
NUESTRAS RESPONSABILIDADES.

Este aviso describe cómo su información médica puede ser usada, dada a conocer y cómo puede usted tener acceso a esta información.

Por favor lea cuidadosamente.

Fecha de vigencia: 14 de Abril, 2003; Revisada 1 de Junio, 2018

SUS DERECHOS
Usted tiene el derecho a:

• Obtener una copia de su expediente médico por escrito o por vía electrónica
• Corregir su expediente médico por escrito o vía electrónica
• Solicitar comunicación alterna
• Restringir la información que compartimos
• Obtener una lista de aquellos con quienes compartimos su información
• Obtener una copia de este aviso de privacidad
• Nombrar a una persona para que tome decisiones por usted
• Presentar una queja si cree que sus derechos de privacidad han sido violados

SUS OPCIONES
Usted tiene algunas opciones en la manera como usamos y compartimos información como sigue:

• Informamos a sus familiares y amigos acerca de su condición médica
• Proporcionamos ayuda en casos de desastre
• Lo incluimos en el directorio del hospital
• Proporcionamos atención de salud mental
• Publicamos nuestros servicios y vendemos su información
• Recaudamos fondos

NUESTROS USOS Y DIVULGACIONES
Podemos usar y compartir su información conformo:

• Lo atendemos
• Dirigimos nuestra organización
• Facturamos por los servicios
• Ayudamos con la salud pública y asuntos de seguridad
• Realizamos investigaciones
• Cumplimos con la ley
• Respondemos a solicitudes de donaciones de órganos y tejido
• Trabajamos con médicos forenses y directores de funerarias
• Atendemos solicitudes de compensación laboral, de cumplimiento de ley y gubernamental
• Respondemos a litigios y acciones legales

SUS DERECHOS

Cuando se trata de su información de salud, usted tiene ciertos derechos.

Esta sección explica sobre sus derechos y algunas de nuestras responsabilidades para asistirlo.

Pregúntenos como solicitar lo siguiente:

OBTENGA UNA COPIA ELECTRONICA O POR ESCRITO DE SU REGISTRO MEDICO
• Puede ver u obtener una copia electrónica o por escrito de su registro médico y otra información de salud que tengamos sobre usted.
• Puede solicitar que enviemos los registros a terceros. Esta solicitud se debe hacer por escrito y debe especificar a quién y a dónde debemos enviar copia de su registro médico.
• Podemos darle un formulario de Olathe Health para ayudarlo a solicitar una copia de su registro médico o solicitar que lo enviemos a terceros. Proporcionaremos una copia o un resumen de su información de salud generalmente dentro de los 30 días de haber sido solicitada.
• Es posible que se le cobre un cargo razonable basado en los costos y no se retendrá una copia de su registro médico por una factura médica sin pagar. 

SOLICITE UNA CORRECCION EN SU REGISTRO MEDICO
• Puede solicitarnos que se corrija su información de salud si cree que está incorrecta o incompleta.
• Podemos rechazar su solicitud, y le informaremos la razón por escrito dentro de los 60 días de su solicitud. Las razones de la negación podrían incluir, pero no limitarse a lo siguiente:
• La información no fue creada por Olathe Health, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para hacer la corrección.
• El registro médico no es parte de la información guardada por o para el Olathe Health.
• Es determinado por Olathe Health que la información es correcta y completa.

SOLICITE COMUNICACIONES ALTERNAS
• Puede solicitar que nos comuniquemos con usted en una manera específica (por ejemplo: llamando al teléfono de la casa u oficina) o enviar información por correo a una dirección diferente.
• Accederemos a cualquier pedido razonable.

SOLICITE RESTRICCIONES PARA USAR Y COMPARTIR SU INFORMACION DE SALUD
• Puede solicitar que no usemos o revelemos cierta información de salud para tratamiento, pago o nuestras operaciones. Sin embargo, no estamos obligados a acceder a su petición, y pueda que sea “negada” si afectara su cuidado de salud.
• Si usted paga por completo y por su cuenta por un servicio o insumo de salud al momento del servicio, puede solicitar que no revelemos esa información para el propósito de pago o nuestras operaciones con su compañía de seguros médicos. Nosotros accederemos, a menos que por ley tengamos que divulgar esa información.

SOLICITE UNA LISTA DE AQUELLOS CON QUIENES HEMOS COMPARTIDO INFORMACION
• Puede solicitar una lista (registro) de las veces que hemos compartido su información médica durante seis años antes de la fecha de su solicitud, a quién se la compartimos y por qué.
• Vamos a incluir todas las divulgaciones excepto aquellas relacionadas con tratamiento, pago y operaciones de cuidado de salud, y ciertas otras divulgaciones (tales como cualquiera que nos solicite). Proporcionaremos un informe al año sin costo alguno, pero cobraremos un cargo razonable basado en los costos si solicita otro informe dentro del plazo de 12 meses.

SOLICITE UNA COPIA DE ESTE AVISO DE PRACTICAS DE PRIVACIDAD
• El aviso estará disponible cuando sea solicitado, en nuestras oficinas y en nuestro sitio de internet. Puede solicitar una copia por escrito en cualquier momento, aún cuando haya aceptado recibirla electrónicamente. Le proporcionaremos una copia por escrito prontamente.

DESIGNE A UNA PERSONA PARA QUE ACTUE POR USTED
• Si le ha dado a alguien un poder legal médico o si alguien es su representante legal, esta persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones sobre su información de salud.
• Nos aseguraremos que dicha persona tenga esta autoridad y pueda actuar por usted antes de tomar cualquier acción.

PRESENTE UNA QUEJA SI CREE QUE SUS DERECHOS HAN SIDO VIOLADOS
• Nos comprometemos a proteger la privacidad y confidencialidad de su información personal de salud. Si usted cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede llamar a algunos de los teléfonos que aparecen en la parte de atrás de este folleto, incluyendo a nuestro oficial de privacidad (en inglés Privacy Contact) al 913-791-3548 o a nuestro número gratuito 1-855-340-4200. También puede enviar su queja por escrito al Chief Privacy Officer, Olathe Medical Center, 20333 West 151st Street, Olathe, KS 66061.
• Asimismo, usted puede enviar su queja por escrito al Departamento de Salud de los Estados Unidos y Oficina de Servicios Sociales para Derechos Civiles (en inglés U.S. Department of Health and Human Services for Civil Rights) al 200 Independence Avenue., SW., Washington, D.C. 20201 o puede llamar al 1-877-696- 6775 o visitar www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/
• No tomaremos represalias en su contra por presentar este reclamo.

SUS PREFERENCIAS

Para ciertas informaciones de salud, usted nos puede dar sus opciones con respecto a lo que compartimos.

Si tiene una clara opción de cómo quiere que compartamos su información en las situaciones descritas a continuación, hable con nosotros. Díganos lo que quiere que hagamos, y nosotros seguiremos sus instrucciones.

EN LOS SIGUIENTES CASOS, USTED TIENE TANTO EL DERECHO COMO LA OPCION DE DECIRNOS QUE:
• No incluyamos su información en el directorio del hospital.
• Compartamos información con su familia, amigos cercanos, y otros involucrados en su cuidado.
• Sólo divulgaremos la información de salud directamente relacionada con el involucramiento de ellos en su cuidado o pago.
• Si usted no nos puede decir su opción, por ejemplo si usted está inconsciente, pueda que procedamos y compartamos su información si creemos que es para su mejor interés.
• Pueda también que compartamos su información cuando sea necesario para disminuir una amenaza grave e inminente contra la salud y seguridad.

EN LOS SIGUIENTES CASOS NUNCA COMPARTIMOS SU INFORMACION A NO SER QUE NOS DE UN PERMISO POR ESCRITO:
• Para propósito de publicación
• Para venta de su información
• Para compartir notas de un psicoterapeuta

EN EL CASO DE ALGUNA RECAUDACION DE FONDOS:
• Pueda que nos contactemos con usted para propósitos de recaudación de fondos, pero usted nos puede pedir que no lo volvamos a contactar.

TECNOLOGIA DE INFORMACION DE SALUD ELECTRONICA
• Olathe Health participa en la tecnología de información de salud electrónica de Kansas (en inglés HIT), que también se llama Intercambio de Información de Salud (en inglés Health Información Exchange -HIE). Esta tecnología permite al proveedor a presentar una sola solicitud a través de una Organización de Información de Salud (en inglés HIO), para obtener registros electrónicos de un paciente específico de otros participantes que usan la tecnología de información de salud electrónica, para fines de tratamiento, pago u otras operaciones de cuidado de salud. Las organizaciones de información de salud están obligadas a usar medidas de seguridad adecuadas para evitar usos o divulgaciones no autorizadas.
• Usted tiene dos opciones con respecto a la tecnología de información de salud electrónica.

    • Primero, usted puede permitir que las personas autorizadas tengan acceso a su información médica electrónica a través de una organización de información de salud. Si elige esta opción, usted no tiene que hacer nada.

    • Segundo, usted puede restringir el acceso a toda su información de salud a través de una organización de información de salud (excepto como requerido por la ley). Si desea restringir el acceso, usted deberá presentar la información requerida ya sea por internet en http://www.KanHIT.org o completando y enviando por correo un formulario. Este formulario está disponible en http://www.KanHIT.org Usted no puede restringir el acceso solamente a cierta información; su opción es permitir o restringir el acceso a toda su información. Si tiene preguntas con respecto a la tecnología de información de salud electrónica u organizaciones de información de salud, favor de visitar http://www.KanHIT.org para información adicional. Si usted recibe servicios de cuidado de salud en otro estado que no sea Kansas, pueden aplicarse reglas diferentes con respecto a las restricciones de acceso a la información electrónica de salud. Por favor comuníquese directamente con su proveedor de salud fuera del estado con respecto a dichas normas.

NUESTROS USOS Y DIVULGACIONES
¿Cómo usamos y divulgamos generalmente su información de salud?

Generalmente usamos o divulgamos su información de salud en las siguientes maneras.

PARA TRATAMIENTOS MEDICOS
• Podemos usar su información de salud y divulgarla con otros profesionales que lo están tratando.
• Podemos usar su información de salud para informarle o recomendarle sobre nuevas alternativas de tratamiento u otros servicios de salud que pudieran ser de su interés.

Ejemplo: un doctor que lo está tratando por una lesión le consulta a otro doctor sobre la condición de su salud en general.

PARA LA FACTURACION DE LOS SERVICIOS
• Podemos usar su información de salud y divulgarla para facturar y recibir pago de los planes de salud u otras entidades.

Ejemplo: damos información sobre usted a su plan de seguro médico para que pague por los servicios prestados.

PARA OPERAR NUESTRA ORGANIZACION
• Podemos usar su información de salud y divulgarla para ejercer nuestra práctica, mejorar su cuidado, y contactarlo cuando sea necesario.
• Pueda ser que lo contactemos por medio del teléfono, por correo o correo electrónico:
• Como un recordatorio que tiene una cita para tratamiento y servicios.
• Para darle información relacionada con su tratamiento.
• Para solicitar que llene una encuesta corta en relación al cuidado y servicio que usted recibió.

Ejemplo: nosotros usamos la información acerca de su salud para el manejo de su tratamiento y servicios.

¿De qué otra manera podemos usar o compartir la información de su salud?
Se nos permite o se nos exige compartir de otras maneras su información, generalmente en maneras que contribuyan al bienestar público, tales como salud pública e investigación. Tenemos que cumplir con muchas condiciones de la ley, antes de que podamos compartir su información para estos propósitos. Para mayor información vaya al sitio de internet: www.hhs.gov/ocr/privacy/ hipaa/understanding/consumers/index.html

REALIZAR LA INVESTIGACION
• En circunstancias limitadas, podemos usar y compartir su información para propósitos de investigación de salud.

CUMPLIR CON LA LEY
• Compartiremos información acerca de usted, si las leyes federales o del estado así lo exijan, incluyendo al Departamento de Salud y Servicios Sociales, si quieren ver que nosotros estamos cumpliendo con la ley federal de privacidad.

RESPONDER A SOLICITUDES DE DONACION DE ORGANOS Y TEJIDOS

Nosotros podemos compartir su información de salud con organizaciones de adquisición de órganos.

ASISTENCIA CON ASUNTOS DE SALUD PUBLICA Y SEGURIDAD

• Solo podemos compartir información acerca de su salud en ciertas situaciones tales como:
• Prevención o control de enfermedades, lesión o discapacidad (por ejemplo: registros de enfermedad o trauma).
• Notificación a aquella persona quien pudo haber estado expuesta a una enfermedad o condición.
• Reporte de nacimientos y fallecimientos.
• Colaboración con los fabricantes de dispositivos médicos (quienes necesiten contactarlo acerca de un dispositivo médico que se requiera para su cuidado) y productos retirados del mercado.
• Reporte de reacciones adversas a los medicamentos.
• Reporte de ciertos tipos de sospecha de abuso, negligencia o violencia doméstica.
• Prevención o reducción de amenazas serias contra la salud o seguridad de alguien.

TRABAJAR CON UN MEDICO FORENSE O DIRECTOR DE FUNERAL

• Podemos compartir información de salud con un médico forense, médico o director de funeral cuando una persona muere.

RESPONDER A DEMANDAS Y ACCIONES LEGALES

Podemos compartir su información de salud para responder a una corte u orden administrativa, o en respuesta a un citatorio.

ABORDAR COMPENSACION LABORAL, ORGANISMOS DE SEGURIDAD POLICIAL, RECLUSOS U OTRAS PETICIONES GUBERNAMENTALES

Podemos usar o compartir su información de salud:
• Para demandas de compensación laboral.
• Para propósitos de organismos de seguridad policial o con un oficial de seguridad policial.
• Si usted es un recluso de una institución correccional o bajo la custodia de un oficial de seguridad policial.
• Con agencias de supervisión de la salud para actividades autorizadas por ley.
• Para funciones gubernamentales especiales, tales como militares, seguridad nacional y servicios de protección presidencial.

EMPRESAS

• Podemos dar a conocer información de su salud a su empresa, si proveemos los servicios de cuidado de su salud, a petición de su empresa.

OTROS USOS Y DIVULGACIONES

• Otros usos y divulgaciones de su información de salud no cubiertos en las secciones previas de este aviso, solamente se harán con su permiso u autorización por escrito.

Nuestras Responsabilidades

• Bajo ley estamos obligados a mantener la privacidad y seguridad de su información de salud protegida.
• Le informaremos inmediatamente si ocurre una violación que pueda haber comprometido la privacidad o seguridad de su información.
• Tenemos que seguir las obligaciones y normas de privacidad descritas en este aviso y proporcionarle una copia.
• No usaremos o compartiremos su información salvo lo descrito anteriormente en este documento, a menos que usted nos informe por escrito que sí podemos. Si usted nos dice que sí podemos, usted puede cambiar de parecer en cualquier momento. Háganoslo saber por escrito si usted cambia de parecer.

Para más información vaya a: www.hhs.gov/ocr/privacy/hippa/understanding/consumers/noticepp.html

CAMBIOS A LOS TERMINOS DE ESTE AVISO
Nosotros podemos cambiar los términos de este aviso, y los cambios se aplicarán a toda la información que tenemos acerca de usted. La nueva notificación estará disponible en nuestra oficina y en el sitio de internet, al momento que usted la solicite.

ESTE AVISO DE PRACTICAS DE PRIVACIDAD SE APLICA A LAS SIGUIENTES ORGANIZACIONES:

Olathe Health se define como Olathe Health System, Inc., Olathe Medical Center, Inc., Miami County Medical Center, Inc., Olathe Health Physicians, Inc. y sus miembros del personal médico que participan en el Organized Health Care Arrangement.

Para mayor información de cómo presentar sus solicitudes por escrito o si tuviera alguna pregunta acerca de este aviso de prácticas de privacidad, usted puede llamar al 913-791-3548 o a la línea telefónica gratuita 1-855-340-4200.

Olathe Medical Center
20333 W. 151st St
Olathe, KS 66061
913-791-4200

Miami County Medical Center
2100 Baptiste Dr.
Paola, KS 66071
913-294-2327

Olathe Health Physicians
13045 S. Mur-Len Rd.
Olathe, KS 66062
913-782-2974

OHSI No. 1284.4